O que fazer para a sua empresa obter uma melhor visibilidade de informações?
As empresas negociando com sucesso estes parâmetros para uma melhor visibilidade das informações, como qualidade, quantidade e pontualidade, obtêm benefícios em três áreas estratégicas da tomada de decisões empresariais:
1. Alinhamento das atividades empresariais com a estratégia empresarial
Principal benefício da visibilidade: capacidade para ajustar as atividades e a estratégia em plena concordância, conforme solicitado pelo plano empresarial e pelas condições alteradas do mercado (p. ex. entrada de novos concorrentes no mercado, adoção de novas práticas empresariais, etc.)
2. Alocação e utilização de recursos
Principal benefício da visibilidade: capacidade para avaliar novas demandas considerando os esforços em curso, bem como a otimização dos recursos face ao orçamento real e a restrições de capacidade dos recursos.
3. Padrões, conformidade e redução de riscos
Principal benefício da visibilidade: redução em toda a empresa das restrições colocadas à conformidade legal, bem como a conformidade com as diretrizes setoriais e com as exigências dos clientes.
1. Alinhamento das atividades empresariais com a estratégia empresarial
Se as empresas querem se transformar com sucesso em entidades verdadeiramente maiores do que a soma das suas partes, elas precisam responder com mais rapidez e mais inteligência aos desafios do mercado mediante uma melhor capacidade na tomada de decisões. Uma questão essencial, freqüentemente negligenciada nas discussões sobre a visibilidade das informações, é a necessidade de um alinhamento rigoroso dos objetivos departamentais com a estratégia empresarial.
O alinhamento da atividade empresarial é a capacidade de considerar as teorias e colocá-las em prática, isto é, considerar o plano estratégico e transformá-lo em etapas táticas. Isto resulta em funções executivas com uma definição mais clara, bem como na melhor capacidade de otimizar a tecnologia em função do crescimento.
Os benefícios empresariais adicionais incluem o alcance de um equilíbrio entre os custos e o investimento em função dos objetivos organizacionais, um equilíbrio entre os limites internos e o crescimento externo, um aumento da colaboração para melhorar a tomada de decisões e o alinhamento departamental, bem como uma visibilidade de 360 graus dos clientes para melhorar suas experiências e os esforços de marketing e vendas.
Para garantir o alinhamento, os gerentes devem focalizar o desenvolvimento de um conjunto comum de métricas dentro da empresa, necessitando naturalmente de um conjunto comum de definições. Normalmente, as várias partes da empresa desenvolvem métricas específicas para uso próprio e para servir os seus fins, resultando em falta de consistência no reporting e em incapacidade para fornecer informações à alta administração. Outro dado interessante apontado no relatório é que 57 por cento das empresas não dispõem de um conjunto comum de métricas para trabalhar.
Os desafios sobressaem quando os gerentes tentam obter informações departamentais para tomar decisões empresariais. Uma falta de definições e métricas consistentes dificulta particularmente a determinação da gerência em efetuar ou não um alinhamento, ou definir o lado para o qual deve pender, em caso afirmativo. Existe um desafio: as empresas têm de encontrar um equilíbrio entre permitir que os grupos identifiquem e definam as melhores métricas para si, em oposição à definição de métricas no melhor interesse da empresa considerada como um todo.
O resultado final de um alinhamento rigoroso das atividades com a estratégia empresarial consiste em que os vários departamentos deixem de afirmar que estão cumprindo apenas o plano empresarial. Em vez disso, o alinhamento funciona como um plano de ação coerente, com todas as peças da engrenagem trabalhando no sentido de um objetivo único, em vez de bloquear o funcionamento da máquina.
Como a TI suporta o alinhamento: mediante o fornecimento de ferramentas de análise e de reporting dirigidas à criação de uma visibilidade centralizada e uniforme sobre todas as informações críticas da empresa, a TI pode disponibilizar a visibilidade necessária para garantir o alinhamento das atividades departamentais com a estratégia geral da empresa.
2. Alocação e utilização de recursos
Ter os recursos certos já não é suficiente para sobreviver. Para ter sucesso, é vital saber como você vai usar os recursos da forma mais eficaz. A visibilidade dos recursos em toda a empresa garante que você tem o pessoal, os investimentos, o centro, o equipamento e os ativos certos, direcionados para as atividades corretas. Por outro lado, a falta da visibilidade adequada dos recursos empresariais dificulta a avaliação do estado atual dos seus pontos fortes e fracos, bem como do mapeamento correspondente da alocação dos recursos.
As empresas que fazem um uso ineficiente dos seus recursos lutam por manter a sua quota de mercado e a sua viabilidade financeira. Por exemplo, do ponto de vista das operações empresariais, você está indeciso entre o método Just-in-Time e o método Just-in-Case na interação com os seus clientes e fornecedores? Da mesma forma, como está você equilibrando o seu fluxo de caixa? Está pagando os outros antes de receber? Você está investindo nos
projetos corretos?
Da mesma forma, a força de vendas pode ser forte como um todo, mas será que você tem o pessoal certo tratando das suas contas e territórios mais rentáveis? Sabe de que contas e territórios se trata? O seu departamento de marketing está alcançando o seu grupo-alvo? Se você não tiver os recursos corretos direcionados para as atividades certas, você pode estar desperdiçando recursos preciosos em campanhas com um impacto baixo.
Quanto à utilização de recursos, o investimento nos seus sistemas será superior ao retorno? Você pode estar agrupando uma elevada quantidade de dados, mas se eles não estiverem disponíveis ao momento de tomar as melhores decisões, pode estar sendo uma vítima da máxima “lixo que entra/lixo que sai”.
As empresas têm de encontrar um caminho para identificar e localizar com rapidez os recursos em conformidade com as necessidades (potencialmente contrárias), permitindo garantir que os recursos certos estejam envolvidos e sendo utilizados nas atividades certas.
Como a TI suporta a alocação de recursos: combinando continuamente os dados das vendas e dos clientes, bem como os financeiros e operacionais, a TI permite aos gerentes tomarem decisões mais bem fundamentadas na determinação do pessoal, de investimentos, do centro, do equipamento e dos ativos adequados para as atividades certas, claro, no momento adequado.
3. Padrões, conformidade e redução de riscos
A conformidade está ajudando ou prejudicando o progresso da sua empresa? As empresas enfrentam uma avalanche de requisitos e padrões por parte de agências governamentais, empregados, clientes, fornecedores e grupos industriais. Por isso, elas necessitam de uma visibilidade completa destes requisitos e também dos recursos que estão utilizando para cumpri-los.
Os três problemas de conformidade empresarial que ocorrem com maior freqüência centram-se no reporting, na auditoria e na imagem da marca. Os esforços adicionais relacionados com a conformidade podem ser direcionados para cumprir acordos, padrões e diretrizes setoriais, bem como os requisitos das regras de origem da Organização Mundial do Comércio (OMC). Além disso, a falta de cumprimento dos padrões de qualidade, ambientais ou responsabilidade
social podem prejudicar a marca de uma empresa no mercado.
Evidentemente, o desafio principal é que os recursos e as infra-estruturas limitados são freqüentemente um fardo injusto para ser suportado pelas empresas. Na realidade, muitas empresas travam uma luta constante no seu esforço para encontrar os recursos e tratar do trabalho burocrático. Isto para não falar dos processos de auditoria necessários para prevenir multas pesadas por não-cumprimento, tais como sanções, interrupções do trabalho ou penhora de ativos.
Nos EUA, por exemplo, a conformidade com a SOX originou um grande problema às empresas de todo o país.
Da mesma forma, muitos setores industriais impõem padrões e requisitos de reporting adicionais aos das entidades governamentais. Por isso, as empresas precisam de ser capazes de defender os seus direitos (relativos ao país de origem, conformidade “verde”, etc.) com uma visibilidade de informações completa e exata.
Perante a complexidade e amplitude de todos os requisitos, cabe à TI servir como facilitador de modo a reduzir em toda a empresa as restrições colocadas sobre os padrões e a conformidade. Na realidade, se você tiver os sistemas adequados para o rastreamento e reporting, será possível potencializar a conformidade como um impulsionador de melhorias, em vez de um fardo organizacional. Estas melhorias incluem balanços financeiros credíveis, produtos
e serviços de alta qualidade e (em determinados setores industriais como o farmacêutico) a redução dos ciclos de desenvolvimento de produtos.
Como a TI suporta os padrões e a conformidade: mediante a captura e o reforço dos padrões setoriais e dos requisitos de conformidade na infra-estrutura tecnológica da sua empresa, a TI fornece informações em tempo real, permitindo que os gerentes rastreiem o desempenho e efetuem os ajustes com maior rapidez.
